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What we achieved

  • Libera tempo para o funcionário

  • Acelera o processamento de despesas

  • Permite uma análise aprofundada das despesas

To who

  • Setor: Serviços profissionais

  • Produtos: Domino

  • Região: UE/Dinamarca

Overview

  • Part 1

    Challenge

    Em vez de guardar e enviar uma pilha de recibos em papel ao final de uma viagem de trabalho, os funcionários preferem usar o smartphone para reportar imediatamente as despesas.
  • Part 2

    Solution

    A Acubiz digitalizou e automatizou o gerenciamento de despesas ao inserir funcionalidades móveis em sua oferta on-line de software como serviço.
  • Part 3

    Results

    Agora, os funcionários podem fotografar, carregar e registrar recibos em questão de segundos, sem perder tempo preenchendo longos relatórios de despesas.

The Challenge

Modernizando o gerenciamento de despesas

Para a maioria das pessoas, reservar uma ou duas horas para organizar recibos e preencher um relatório de despesas é um mal necessário. Não para a Acubiz. Fundada em 1997, com o objetivo de eliminar a complexidade do gerenciamento de despesas, a empresa tem o compromisso de ajudar seus clientes a dinamizar e automatizar o que normalmente é um processo manual demorado.

Anders Holm Petersen, responsável pelo Desenvolvimento de negócios da Acubiz, relembra a história: "Descobrimos que a maioria das organizações depende de planilhas para gerenciar despesas comerciais. Por exemplo, o funcionário insere detalhes de suas despesas em uma planilha e a envia ao departamento financeiro juntamente com um envelope repleto de recibos e faturas em papel. A equipe de finanças então precisa inserir manualmente esses dados no sistema contábil da organização. Isso sobrecarrega os funcionários, já que cada envio de despesas leva, em média, mais de 60 minutos. A inserção manual de dados em diferentes sistemas também introduz o risco de erro humano."

Para agilizar e facilitar o envio, o processamento e o gerenciamento de despesas de negócios, a Acubiz lançou o Sistema de gerenciamento de despesas (EMS) da Acubiz, com base no software de colaboração HCL Domino.

"Ajudamos clientes a dinamizar o gerenciamento de despesas e aumentar a produtividade do processamento há mais de 20 anos", conta Anders Holm Petersen. “Mas não nos acomodamos. Estamos sempre buscando maneiras de melhorar nosso serviço. É por isso que decidimos incorporar funcionalidades móveis ao Acubiz EMS."

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Usamos o HCL Domino há mais de 20 anos, por isso já sabemos que ele é confiável. Nos próximos anos, planejamos dimensionar a infraestrutura para lidar com 1 milhão de usuários. Acreditamos na nossa capacidade de continuar revolucionando o gerenciamento de despesas que o HCL Domino possibilita.

— Anders Holm Petersen

Desenvolvimento de negócios da Acubiz

The Solution

Agotando a experiência móvel

Interessada em expandir sua oferta de serviço, a Acubiz queria tornar o Acubiz EMS fácil de usar em dispositivos móveis. Anders Holm Petersen relembra: "Percebemos que havia uma maneira de tornar o envio de despesas ainda mais conveniente — e ela estava no bolso de todos. Projetamos e desenvolvemos um aplicativo para smartphone, chamado Acubiz Capture, que permite aos funcionários tirar foto de um recibo e carregá-la diretamente no Acubiz EMS de sua empresa. O informe de despesas é processado usando uma série de fluxos de trabalho totalmente digitalizados e automatizados. Em seguida, os dados são canalizados para o sistema de folha de pagamento, e o funcionário é reembolsado pela despesa, sem precisar preencher planilhas ou enviar recibos em papel."

Uma comunicação rápida e confiável entre o aplicativo móvel e o EMS Acubiz dos clientes é fundamental, como explica Anders Holm Petersen: "O HCL Domino, a base do Acubiz EMS, fornece todas as interfaces necessárias para garantir a comunicação entre o aplicativo e o portal da Web, ou seja, as fotos podem ser instantaneamente visualizadas no Acubiz EMS. Realmente gostamos de como o HCL Domino nos permite expandir nossa solução principal e introduzir novos recursos, tudo isso enquanto atua como base sólida para nossos serviços.”

Ele explica: "O HCL Domino está no centro do Acubiz EMS. Armazenamos e gerenciamos mais de 25 milhões de transações por ano na plataforma HCL Domino, que fornece recursos avançados de segurança integrada para proteger os dados financeiros confidenciais. Também ficamos impressionados com a facilidade de manutenção da plataforma."

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Acreditamos na nossa capacidade de continuar revolucionando o gerenciamento de despesas que o HCL Domino possibilita.

— Anders Holm Petersen

Desenvolvimento de negócios da Acubiz

The Results

Informes mais rápidos e flexíveis

Com o Acubiz Capture e o Acubiz EMS, as empresas reportam suas despesas de forma muito mais rápida e eficiente. Anders Holm Petersen afirma que “os funcionários podem carregar fotos de seus recibos em segundos, podendo então descartar tudo o que estiver em papel. Eles não precisam mais se preocupar com a coleta de recibos e o envio de um informe de despesas quando voltam ao escritório. Enquanto isso, as equipes financeiras não precisam mais percorrer pilhas de recibos em papel e inserir os dados em diferentes planilhas e sistemas contábeis.  Descobrimos que, em média, os clientes conseguem processar um informe de despesas em apenas cinco minutos usando o Acubiz Capture e o Acubiz EMS - em comparação com mais de uma hora, como acontecia antes."

Como todas as transações de cartão de crédito da empresa são automaticamente importadas para o Acubiz EMS, as equipes financeiras podem facilmente conciliar essas transações com os recibos dos funcionários no Acubiz Capture, poupando ainda mais tempo. As transações de cartão aparecem no Acubiz EMS em 24 horas, poupando às equipes financeiras o incômodo de inserir os detalhes e combiná-los com os recibos eletrônicos correspondentes manualmente.

A peça móvel provou ser muito popular – desde o lançamento do aplicativo para smartphone, há alguns anos, a base de usuários da Acubiz aumentou de 40 mil para mais de 110 mil. A Acubiz também lançou um aplicativo que permite que a gerência aprove as despesas dos funcionários em qualquer lugar. "A adoção tem sido fantástica, e os clientes estão muito satisfeitos com a solução da Acubiz", celebra Anders Holm Petersen. "Mas, como eu disse, estamos sempre procurando melhorar os serviços e adicionar novos recursos. Por exemplo, há pouco tempo introduzimos um complemento para reembolso de IVA (imposto sobre o valor adicionado) para que os clientes consigam reembolsar facilmente o valor de compras realizadas em países estrangeiros.

"Também tentamos aproveitar todos os dados armazenados no Acubiz EMS com a introdução de serviços de análise. Queremos ajudar os clientes a ter uma visão mais profunda de seus gastos e a responder a perguntas como: "Quais são minhas maiores despesas?"

Com grandes planos para o futuro do Acubiz EMS, a empresa tem total confiança na plataforma HCL Domino que atua como base.

About the company

Com sede em Birkerød, Dinamarca, e atendendo a mais de 110.000 usuários em mais de 30 países,Acubizé um dos principais fornecedores europeus de soluções de gestão de despesas. O sistema central de gestão de despesas baseado na nuvem e os aplicativos para smartphone da empresa ajudam os clientes a gerenciar as despesas de seus funcionários com mais rapidez e eficiência.

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