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Fomenta el compromiso de los empleados
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Permite compartir conocimientos
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Mejora la distribución de soluciones
A quien
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Sector: Servicios profesionales
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Productos: HCL Digital Experience , HCL Connections, HCL Domino, HCL Notes, HCL Sametime
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Socio: Crossware
Descripción general
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Parte 1
Desafío
Proporcionar una oficina virtual que permita a su equipo de asociados colaborar, establecer contactos, gestionar tareas y producir resultados de alta calidad para los clientes a los que prestan servicio.
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Parte 2
Solución
HCL Digital Experience proporciona acceso a una comunidad de intranet central basada en Connections y Domino para la colaboración y la comunicación entre la plantilla digital.
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Parte 3
Resultados
Los asociados utilizan esta plataforma para realizar su trabajo y para ofertar y gestionar nuevas asignaciones para entregas a tiempo. La dirección puede supervisar el progreso y la calidad del proyecto.
El desafío
Una oficina virtual en acción
Corlett-Wellstone Ltd. siempre ha estado a la vanguardia, trabajando con su equipo de expertos asociados en una oficina virtual durante muchos años. Cuando el teletrabajo se generalizó, los equipos de Corlett-Wellstone ya eran expertos y pudieron seguir trabajando sin interrupciones, de forma muy conectada y productiva.
Tracy Batcheler, directora de servicios al cliente de Corlett-Wellstone, afirma: "Una de las ventajas más convenientes de nuestra forma de trabajar y del conjunto de herramientas que utilizamos es nuestra buena posición para continuar nuestras operaciones de manera eficaz a pesar de las restricciones de movimiento, la distancia social y la suspensión de las reuniones presenciales impuestas por la respuesta de Nueva Zelanda a la pandemia por COVID-19".
Aquí se explica mejor lo que hace esta empresa.
Corlett-Wellstone es una organización de servicios profesionales con un equipo de 30 asociados, o contratistas independientes, altamente cualificados en el diseño de planes de negocio estratégicos, desde la conceptualización inicial hasta la definición de directrices de implementación y, a menudo, la ejecución de pasos.
Los flujos de trabajo de los proyectos comienzan con la colaboración de los asociados con los clientes para desarrollar y enviar propuestas para la solución empresarial que necesitan. A continuación, estas nuevas oportunidades se publican en la comunidad interna de Connections y los asociados pujan por los proyectos que mejor se ajustan a sus intereses y habilidades. Luego los proyectos se asignan al asociado o equipo de asociados más cualificado. Los asociados se comprometen con el cliente para poner en marcha el proyecto y planificar el trabajo que se va a realizar.
Muchos de los proyectos que Corlett-Wellstone administra son proyectos de varios años, que pueden tener un ciclo de vida de 18 meses a 3 años. En un momento dado, puede haber hasta cuatro proyectos a largo plazo (de varios años) más cinco proyectos intermedios o a corto plazo en curso.
Además de utilizar Connections para la colaboración, han estado utilizando HCL Notes y Domino durante años como la plataforma fiable y segura para la comunicación por correo electrónico, la programación y el desarrollo de aplicaciones. La aplicación utilizada por los asociados para expresar interés y pujar por proyectos se basa en Domino y es accesible para el equipo a través del cliente Notes o el navegador.

La forma en la que trabajamos en Corlett-Wellstone sigue prosperando como una "oficina virtual" y solo mejora a medida que avanzamos con versiones posteriores y con más funciones de HCL Digital Solutions (Connections, DX y Domino) que sirven como base de nuestro entorno de trabajo digital.
—Bruce Wood
Director general de Corlett-Wellstone Ltd.
La solución
Filosofía y ética de trabajo
La organización Corlett-Wellstone sabe que la clave del éxito es aprovechar el conocimiento y las habilidades de todos los asociados. Esto requiere una comunicación eficaz, un intercambio de conocimientos y un apoyo mutuo en todo el equipo. La empresa ha trabajado duro para establecer un entorno de trabajo profesional que se ajuste a esta filosofía.
Para respaldar esto con tecnología, se implementó un sitio de HCL Digital Experience, que sirve como puerta de enlace a su entorno. Permite la comunicación con clientes externos y han establecido instancias de sitio independientes para cada cliente con el objetivo de permitir el intercambio confidencial de información sobre los proyectos.
A menudo, los clientes son organismos públicos y es obligatorio cumplir estrictas normativas gubernamentales para que el proyecto se lleve a cabo con éxito. La comunicación estrecha y frecuente, junto con una puerta de enlace de DX segura entre los asociados y el cliente, ayuda a garantizar que el trabajo y los resultados se alinean con las directrices gubernamentales y los estándares normativos.
Para la colaboración interna, Corlett-Wellstone ha desplegado un entorno de HCL Connections con varias comunidades que sirven para una serie de propósitos. Existe una comunidad central, a la que se refieren como la "nave nodriza", que proporciona un foro para que los asociados compartan información y se apoyen mutuamente, al tiempo que permite al equipo directivo supervisar y realizar un seguimiento del progreso general de todos los proyectos activos.
Este espíritu de apoyo mutuo en todo el equipo ha dado lugar a que los asociados trabajen juntos para proporcionar revisión por pares y garantía de calidad de los resultados clave del proyecto, dedicando una parte de su tiempo al apoyo mutuo. Esto se extiende también a los servicios prestados, por lo que garantizan que los resultados del proyecto serán de alta calidad uniforme y satisfarán las expectativas de los clientes.
La nave nodriza de Connections se encuentra en el centro del entorno de trabajo de apoyo mutuo, con su foro compartido. El entorno también incluye una biblioteca de recursos con normas y prácticas que sirven de guía para realizar todas las tareas con la máxima calidad, además de una comunidad "pública" que alberga anuncios y otra información general útil para toda la organización, y comunidades individuales para cada proyecto, que a menudo contienen información confidencial de los clientes de forma segura.
El conjunto de soluciones colaborativas de HCL nos permite operar con mayor eficacia en el mundo digital y mantener unos vínculos eficaces con nuestros clientes y con nuestro equipo de asociados expertos.
—Bruce Wood
Director general de Corlett-Wellstone Ltd.
Los resultados
Cuando los proyectos concluyen, sus materiales se trasladan a la biblioteca global de la comunidad para que estén disponibles como referencia y puedan reutilizarse en futuros proyectos.
En general, el equipo de Corlett-Wellstone tiene una filosofía abierta sobre el intercambio interno de información sobre todo lo relacionado con la empresa y los proyectos, excepto el material confidencial relacionado con RR. HH. o con los clientes.
Bruce Wood, director general de Corlett-Wellstone, afirma que "en Corlett-Wellstone se reconoce que, al compartir conocimientos con todo el equipo gracias a HCL Connections, se profundiza la experiencia y se fortalece la capacidad colectiva para satisfacer las necesidades de los clientes".
Corlett-Wellstone se enorgullece de mantener su entorno de trabajo actualizado con las últimas características de las últimas versiones de las soluciones de HCL. Se actualizó a Domino 11 y está explorando Sametime Premium como la plataforma elegida tanto para el chat permanente como para el uso compartido de escritorios y aplicaciones (pizarras blancas) para su posible implementación en el futuro.
Acerca de la empresa
Corlett Wellstone forma parte de la nueva generación de empresas virtuales emergentes. Con sede en Nueva Zelanda, su equipo de consultores presta servicios de planificación estratégica empresarial, implementación y ejecución a clientes neozelandeses y multinacionales.
Acerca del socio comercial
Crossware proporciona servicios y software de TI premiados y es un experto en diseño y gestión de firmas de correo electrónico profesional para empresas de todos los tamaños.
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