Unkomplizierte Kostenabrechnungen mit praktischen mobilen Apps
Was wir erreicht haben
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Entlastet Mitarbeiter
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Beschleunigt den Prozess der Kostenverarbeitung
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Ermöglicht eine detaillierte Ausgabenanalyse
An wen
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Branche: Professionelle Dienstleistungen
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Produkte: Domino
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Region: EU/Dänemark
Überblick
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Teil 1
Herausforderung
Statt am Ende einer Dienstreise einen Stapel Papierbelege in Händen zu halten und einzureichen, bevorzugen Mitarbeiter es, Ausgaben sofort per Smartphone zu melden.
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Teil 2
Lösung
Acubiz hat das Ausgabenmanagement durch mobile Funktionen in seinem SaaS-Angebot vollständig digitalisiert und automatisiert.
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Teil 3
Ergebnisse
Mitarbeiter können Belege jetzt in Sekundenschnelle fotografieren, hochladen und registrieren, ohne lästige Ausgabenberichte erstellen zu müssen.
Die Herausforderung
Modernisierung des Ausgabenmanagements
Für die meisten Menschen ist es ein notwendiges Übel, ein oder zwei Stunden damit zu verbringen, Belege zu sortieren und eine Spesenabrechnung auszufüllen. Nicht so bei Acubiz. Das 1997 gegründete Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, die Kostenverwaltung zu vereinfachen. Es unterstützt seine Kunden dabei, einen häufig zeitaufwändigen, manuellen Prozess zu optimieren und zu automatisieren.
Anders Holm Petersen, Business Development bei Acubiz, erzählt die Geschichte:
„Wir wissen, dass die meisten Unternehmen bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben noch auf Tabellen setzen. Beispielsweise gibt ein Mitarbeiter Details zu seinen Ausgaben in eine Tabelle ein und übermittelt diese zusammen mit einem Umschlag voller Papierbelege und Rechnungen an die Finanzabteilung. Das Finanzteam muss diese Daten dann manuell in das Buchhaltungssystem der Organisation eingeben. Das stellt eine hohe Belastung für das Personal dar, wobei jede Ausgabeneinreichung im Durchschnitt 60 Minuten in Anspruch nimmt. Zudem birgt die manuelle Eingabe von Daten über verschiedene Systeme hinweg auch das Risiko menschlicher Fehler.“
Um die Einreichung, Verarbeitung und Verwaltung von Geschäftsausgaben schneller und einfacher zu gestalten, führte Acubiz das Expense Management System (EMS) auf Basis der Kollaborationssoftware HCL Domino ein.
„Seit über 20 Jahren unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihr Ausgabenmanagement zu optimieren und ihre Verarbeitungsproduktivität zu verbessern“, so Anders Holm Petersen. „Aber wir ruhen uns nicht auf unseren Lorbeeren aus – wir sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, unseren Service zu verbessern. Deshalb haben wir uns entschieden, mobile Funktionen in Acubiz EMS zu integrieren.“
Wir nutzen HCL Domino seit mehr als 20 Jahren und wissen daher um seine Zuverlässigkeit. In den kommenden Jahren planen wir, die Infrastruktur auf eine Million Nutzer zu skalieren. Wir sind überzeugt, dass wir mit HCL Domino das Kostenmanagement weiterhin revolutionieren können.
— Anders Holm Petersen
Geschäftsentwicklung Acubiz
Die Lösung
Going Mobile
Acubiz wollte sein Serviceangebot erweitern und die Nutzung von Acubiz EMS auf Mobilgeräten vereinfachen. Anders Holm Petersen erinnert sich:
„Wir erkannten, dass sich eine einfache Möglichkeit bot, die Ausgabeneinreichung noch bequemer zu gestalten – nämlich über das Smartphone, das jeder Mitarbeiter bei sich trägt. Deshalb haben wir die App Acubiz Capture entwickelt, mit der Mitarbeiter Fotos von Belegen aufnehmen und diese direkt in das Acubiz EMS ihres Unternehmens hochladen können. Die Spesenabrechnung wird anschließend über vollständig digitalisierte und automatisierte Workflows bearbeitet. Danach werden die Daten an das Gehaltsabrechnungssystem weitergeleitet und dem Mitarbeiter die Ausgaben erstattet – ganz ohne das Ausfüllen von Tabellen oder das Versenden von Papierbelegen.“
Eine schnelle und zuverlässige Kommunikation zwischen der mobilen App und dem Acubiz EMS des Kunden ist entscheidend. Anders Holm Petersen erklärt:
„HCL Domino, die Basis von Acubiz EMS, stellt alle Schnittstellen bereit, die für die Kommunikation zwischen App und Webportal nötig sind, sodass die Fotos sofort im System sichtbar sind. Wir schätzen sehr, wie HCL Domino es uns ermöglicht, unsere Kernlösung zu erweitern und neue Funktionen einzuführen, während es gleichzeitig das Fundament unserer Dienstleistungen bleibt.“
Er fährt fort:
„HCL Domino ist das Herz von Acubiz EMS. Jährlich speichern und verarbeiten wir mehr als 25 Millionen Transaktionen auf der HCL Domino-Plattform, die umfangreiche integrierte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Finanzdaten bietet. Besonders beeindruckt sind wir von der einfachen Wartbarkeit der Plattform.“
Wir sind zuversichtlich, dass wir mit HCL Domino das Kostenmanagement weiter revolutionieren können.
— Anders Holm Petersen
Geschäftsentwicklung Acubiz
Die Ergebnisse
Mit Acubiz Capture und Acubiz EMS können Unternehmen ihre Ausgaben schneller und kostengünstiger bearbeiten als je zuvor. Anders Holm Petersen erklärt:
„Mitarbeiter können in Sekundenschnelle Fotos ihrer Belege hochladen, sodass sie die Papierbelege entsorgen und einfach ihre Arbeit fortsetzen können. Sie müssen nicht mehr Quittungen sammeln oder Spesenabrechnungen erst nach der Rückkehr ins Büro einreichen. Auch die Finanzteams sparen sich das mühsame Durchlesen von Papierstapeln und die manuelle Eingabe der Daten in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssysteme. Unsere Kunden berichten, dass sie mit Acubiz Capture und Acubiz EMS ihre Kostenansprüche im Schnitt in nur fünf Minuten geltend machen können – im Vergleich zu einer Stunde oder mehr zuvor.“
Da alle Kreditkartentransaktionen eines Unternehmens automatisch in Acubiz EMS importiert werden, können Finanzteams diese Transaktionen problemlos mit den von Mitarbeitern in Acubiz Capture hochgeladenen Belegen abgleichen, was noch mehr Zeit spart. Kartentransaktionen sind innerhalb von 24 Stunden im System sichtbar, sodass Finanzteams keine Details mehr manuell eingeben oder elektronisch abgleichen müssen.
Die mobile App erfreut sich zunehmender Beliebtheit: Seit der Einführung vor einigen Jahren ist die Nutzerzahl von Acubiz von 40.000 auf über 110.000 angewachsen. Zusätzlich wurde eine App eingeführt, mit der das Management Ausgaben auch unterwegs genehmigen kann. Anders Holm Petersen:
„Die Akzeptanz ist fantastisch, unsere Kunden sind mit der Acubiz-Lösung sehr zufrieden. Dennoch arbeiten wir kontinuierlich daran, den Service zu verbessern und neue Funktionen zu ergänzen. So haben wir kürzlich ein Add-on für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung eingeführt, das Kunden dabei unterstützt, die MwSt. bei Auslands-Einkäufen einfacher zurückzufordern.“
„Darüber hinaus planen wir, alle in Acubiz EMS gespeicherten Daten durch Analysedienste nutzbar zu machen. Damit wollen wir unseren Kunden tiefere Einblicke in ihre Ausgaben bieten und ihnen helfen, Fragen wie ‚In welchem Bereich sind meine Ausgaben am höchsten?‘ zu beantworten.“
Mit großen Zukunftsplänen für Acubiz EMS vertraut das Unternehmen voll und ganz auf die zugrunde liegende Plattform HCL Domino.
Über das Unternehmen
Acubiz mit Hauptsitz in Birkerød, Dänemark, betreut mehr als 110.000 Nutzer in über 30 Ländern und zählt zu den führenden Anbietern von Kostenmanagementlösungen in Europa. Mit dem cloudbasierten Ausgabenmanagementsystem und den unterstützenden Smartphone-Apps des Unternehmens wird die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben deutlich einfacher, schneller und weniger aufwendig.
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