Ebnet den Weg für wertschöpfende digitale Services durch nahtlose, unternehmensweite Zusammenarbeit

Mit einem Business Social Network, das die Abläufe im gesamten südlichen Afrika unterstützt, baut AfriSam die agile, digitale Kultur auf, die das Unternehmen benötigt, um die Transformation seiner Kundenservices voranzutreiben.

„In der Vergangenheit konnte der Abschluss von Problemen, die während eines Audits festgestellt wurden, Monate dauern – aber das hat sich heute völlig geändert“, erklärt Montague. „Alle Punkte, die wir in einem Meeting oder einem internen Audit identifizieren, fließen als Aktivität in eine Audit-Community in HCL Connections ein. Wir weisen diese Aktivitäten den zuständigen Führungskräften zu, die die zur Behebung der Punkte erforderlichen Nachweise in der Regel innerhalb weniger Stunden hochladen. Dank der erhöhten Transparenz, die uns HCL Connections bietet, konnten wir in diesem Jahr bereits mehrere Audit-Punkte abschließen und die Anzahl der im Umlauf befindlichen Dokumente von 25.700 auf 4.700 reduzieren.“

Sie fügt hinzu: „Die HCL-Lösung hilft uns auch dabei, die Barrieren zwischen dem Enterprise Risk Management und dem operativen Geschäft abzubauen. Kürzlich haben wir mithilfe von HCL LEAP, dem Agility Integration Portal von Ukuvuma Solutions und HCL Domino Designer XPages einen Self-Auditing-Workflow erstellt, um die gemeldeten Audit-Punkte automatisch in HCL Connections-Aktivitäten umzuwandeln. Wir konnten unseren jährlichen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren – so dass sich unsere Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.“

Mit einer Single Source of Truth (einzigen, verlässlichen Datenquelle) für Verfahren und Richtliniendokumentationen in HCL Connections trägt AfriSam dazu bei sicherzustellen, dass alle Geschäftsbereiche Best Practices befolgen.

„In der Vergangenheit barg die Kombination aus eingeschränkter Kommunikation zwischen den Abteilungen und papierbasierten Prozessen immer das Risiko, dass verschiedene Unternehmensteile unterschiedliche Ansätze für Verfahren wie beispielsweise die Personalbeschaffung verfolgten“, kommentiert Montague. „Im Zuge der Digitalisierung unserer Dokumentation und der Migration zu HCL Connections konnten wir unsere Prozesse und Verfahren um 98 Prozent konsolidieren – was uns hilft, klare und einheitliche Standards im gesamten Unternehmen AfriSam aufrechtzuerhalten.“ 

Mit einer Collaboration-Plattform der Enterprise-Klasse im Zentrum seines Geschäfts bereitet sich AfriSam darauf vor, innovative, wertschöpfende Services zur Unterstützung seines Geschäftswachstums einzuführen.

„Als wir unseren Transformationsprozess begannen, hatten wir ein klares Ziel: Die Technologie sollte in den Hintergrund treten“, sagt Montague. „Heute passiert genau das. Wenn einer unserer Manager im Kontrollraum einer Produktionsanlage steht, kann er dort direkt auf seinem mobilen Gerät auf eine Nachricht antworten. Unsere Mitarbeiter beginnen ihre Arbeit zunehmend mit morgendlichen Meetings in HCL Connections – es wird zur ersten Anlaufstelle, um ihren Tag zu planen.“

Sie schließt ab: „Mit Blick auf die Zukunft sehen wir, dass die Entwicklung zu einem digitalen Unternehmen der Schlüssel sein wird, um uns in einem umkämpften Markt abzuheben. Dank unserer neuen Kommunikationsstrategie und HCL Connections bauen wir die grundlegenden Fähigkeiten auf, die wir zur Unterstützung innovativer Services benötigen.“