Reibungslose Geschäftsabläufe mit digitalen Workflows powered by HCL Domino

Die Herausforderung

Kosten senken, Effizienz steigern

Mit HCL Domino-Anwendungen, die BPM-Funktionen für das gesamte Unternehmen bereitstellen, hat Pakistan State Oil sein Ziel erreicht, seine papierbasierten Prozesse durch effiziente digitale Workflows zu ersetzen.

„Bei einem komplexen Projekt sind Verzögerungen unvermeidbar – aber wenn man erkennt, wo die Arbeit ins Stocken geraten ist, kann man Maßnahmen ergreifen, um den Prozess wieder in Gang zu bringen“, erklärt Balkhi. „Als wir unser Unternehmen noch papierbasiert betrieben haben, war es sehr schwierig, Engpässe zu identifizieren. Heute hat sich das komplett geändert. Auf einen Blick sehen wir, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet und wie lange es schon dort ist, was die schnelle Lösung von Problemen erheblich erleichtert.“

Durch die Digitalisierung und Automatisierung vieler Prozesse reduziert Pakistan State Oil den Papierverkehr zwischen den Abteilungen und Büros und senkt so die Betriebskosten erheblich.

„Jeden Monat erhalten wir etwa fünf Anfragen aus dem Unternehmen zur Automatisierung eines Prozesses, und wir sind bisher nur selten auf einen Anwendungsfall gestoßen, den wir mit HCL Notes und Domino nicht lösen konnten. Es ist eine unglaublich leistungsstarke Plattform“, sagt Balkhi. „Heute verfügen wir über HCL Domino-Anwendungen, die Prozesse für die Genehmigung von Geschäftsreisen, Mitarbeiterleistungsbeurteilungen, jährliche Budgetanforderungen und vieles mehr steuern. Obwohl HCL Domino bei uns umfassend genutzt wird, ist die Plattform äußerst einfach zu verwalten, und wir benötigen nur einen Vollzeitmitarbeiter für die Entwicklung und Wartung der Umgebung, was uns hilft, unsere Betriebskosten niedrig zu halten.“

Mit Blick auf die Zukunft plant Pakistan State Oil, die erweiterten mobilen Funktionen von HCL Domino 10 zu nutzen, um seinen Mitarbeitern unterwegs einen noch besseren Zugriff auf ihre Anwendungen zu ermöglichen.

„Wir sehen, dass HCL Domino V10 das Potenzial hat, unseren Ansatz für die Bereitstellung mobiler Services zu transformieren, und arbeiten gemeinsam mit HCL an einem Proof-of-Concept“, fasst Balkhi zusammen. „Wir sind überzeugt, dass Pakistan State Oil eines der wenigen Unternehmen in der Region ist, das eine digitale Transformation in dieser Größenordnung vorangetrieben hat, und können uns keine andere Plattform vorstellen. HCL Notes und Domino sind das Herzstück all unserer Aktivitäten, und wir freuen uns sehr darauf, die Plattform weiterzuentwickeln und den Anwendern in unserem gesamten Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.“

Digitale Transformation

Über seine 3.600 Einzelhandelsgeschäfte versorgt Pakistan State Oil Unternehmen und Verbraucher im ganzen Land mit Erdölprodukten. Wie viele staatliche Unternehmen stützt sich Pakistan State Oil auf zentral definierte Workflows, um alle Prozesse zu verwalten – von der Beschaffung von Büromaterial bis hin zu komplexen rechtlichen Prüfungen für neue Geschäftsverträge.

Syed Moinuddin Balkhi, Leiter der IT-Abteilung bei Pakistan State Oil, erläutert:

„Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wir jeden Teil unseres Unternehmens auf einheitliche und transparente Weise führen. In der Vergangenheit haben wir uns bei praktisch jedem Genehmigungs-Workflow im Unternehmen auf papierbasierte Prozesse verlassen – sei es bei einer Urlaubsanfrage an unsere Personalabteilung oder bei einem Vorschlag für ein millionenschweres Bauprojekt. Diese Arbeitsweise hat nicht nur die Bearbeitungszeiten verlängert, sondern auch unsere Betriebskosten erheblich erhöht.“

Zur Steigerung seiner Effizienz beschloss Pakistan State Oil, seine Workflows zu digitalisieren, beginnend mit den Genehmigungsprozessen.

Balkhi weiter:

„Wir sahen im digitalen Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) eine Chance, unser Unternehmen zu transformieren. Von Anfang an war uns klar, dass wir eine flexible, intuitive Lösung benötigten, die für alle Mitarbeiter im Front- und Backoffice einfach zu bedienen ist. Zunächst haben wir die Bereitstellung einer ERP-Lösung der Enterprise-Klasse in Betracht gezogen, aber die Kapital- und Betriebskosten dieser Plattformen stellten ein großes Hindernis dar – also suchten wir nach einer effektiven Alternative.“

Besseres Geschäft mit HCL Domino

Seit vielen Jahren nutzt Pakistan State Oil HCL Notes und Domino, um mehr als 2.000 Mitarbeitern E-Mail- und Kalenderfunktionen bereitzustellen. Das Unternehmen erkannte, dass es durch den Ausbau seiner Investitionen in die HCL Plattform leistungsstarke BPM-Anwendungen zu einem Bruchteil der Kosten einer Lösung der Enterprise-Klasse entwickeln konnte.

Ahmer Faraz, Senior Executive IT bei Pakistan State Oil, kommentiert:

„Einer der überzeugendsten Gründe, unsere BPM-Anwendungen auf der HCL Domino-Plattform zu entwickeln, war die Tatsache, dass wir praktisch bereits über die gesamte Infrastruktur verfügten, die wir benötigten. Da wir HCL Notes bereits seit einigen Jahren einsetzen, waren wir zuversichtlich, dass unsere Mitarbeiter mit minimalem Schulungsaufwand mit unseren BPM-Anwendungen arbeiten können.“

Balkhi fügt hinzu:

„Als wir uns für HCL Notes und Domino als E-Mail-Plattform entschieden, war einer der größten Vorteile das hohe Maß an Sicherheit – und wir sind der Meinung, dass dieser Aspekt der HCL Lösung bis heute eine ihrer Hauptstärken ist. Aufgrund der positiven Erfahrungen, die wir im Laufe der Jahre mit HCL gemacht haben, hatten wir keine Bedenken, unsere Workflows auf der Domino-Plattform aufzubauen.“

Heute nutzt Pakistan State Oil HCL Domino-Anwendungen, um seine Genehmigungs-Workflows zu steuern. Sobald ein Mitarbeiter ein neues Workflow-Projekt über seinen HCL Notes-Client öffnet, fordert die Anwendung automatisch die entsprechenden Entscheidungsträger zur Genehmigung auf. Die Entscheidungsträger haben auch die Möglichkeit, die Genehmigung an ihre Kollegen zu übertragen – und die Lösung ermöglicht komplexe Prüfungsketten mit bis zu 50 einzelnen Genehmigern.

„Wir haben HCL Domino-Anwendungen entwickelt, die fast alle unsere Geschäftsprozesse unterstützen“, sagt Balkhi. „Alles, von der Beschaffung einer Schachtel Bleistifte bis zur Genehmigung eines milliardenschweren Vertrags, durchläuft jetzt einen hochstrukturierten und automatisierten digitalen Workflow. Wenn wir bei einem Audit einmal historische Daten abrufen müssen, haben wir die Gewissheit, dass sie in unseren HCL Domino-Anwendungen verfügbar sind – selbst wenn die Daten mehr als 12 Jahre alt sind.“

Die HCL Domino-Anwendungen von Pakistan State Oil sind eng mit den anderen Geschäftssystemen des Unternehmens integriert. So hat das Unternehmen beispielsweise ein auf HCL Domino basierendes System entwickelt, das es den Vertriebsteams mit Kundenkontakt ermöglicht, über ihre mobilen Geräte die Genehmigung von Kundenrabatten zu beantragen. Nachdem die Zentrale einen Rabatt genehmigt hat, aktualisiert die HCL Domino-Anwendung automatisch die Preisdaten des Kunden im ERP-System des Unternehmens.

„In all den Jahren, in denen wir HCL Notes und Domino einsetzen, hat uns die Lösung nie im Stich gelassen“, so Faraz. „Wir hatten noch nie eine einzige Stunde ungeplante Ausfallzeit oder Datenverluste und sind mit der Zuverlässigkeit der Lösung äußerst zufrieden.“