Faciliter les notes de frais grâce à des applications mobiles pratiques
Ce que nous avons accompli
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Libère du temps pour les employés
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Accélère le traitement des dépenses
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Permet une analyse détaillée des dépenses
À qui
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Secteur d'activité : Services professionnels
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Produits: Domino
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Région : UE/Danemark
Aperçu
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Partie 1
Challenge
Plutôt que de conserver et soumettre une pile de reçus papier à la fin d'un voyage d'affaires, les employés souhaitent utiliser un smartphone pour indiquer immédiatement leurs dépenses.
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Partie 2
Solution
Acubiz a numérisé et automatisé la gestion des dépenses en intégrant des fonctionnalités mobiles à son offre de logiciel en tant que service en ligne.
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Partie 3
Results
Les employés peuvent désormais photographier, charger et enregistrer des reçus en quelques secondes, ce qui leur évite de remplir des notes de frais fastidieuses.
Le défi
Moderniser la gestion des dépenses
Pour la plupart des gens, consacrer une heure ou deux au tri des reçus et au remplissage d'une note de frais est un mal nécessaire. Pas pour Acubiz. Fondée en 1997, dans le but de simplifier la gestion des dépenses, l'entreprise s'engage à aider ses clients à rationaliser et à automatiser ce qui est généralement un processus manuel et chronophage.
Anders Holm Petersen, responsable du développement commercial chez Acubiz, raconte : « Nous avons constaté que la plupart des organisations s'appuient sur des feuilles de calcul pour gérer leurs dépenses professionnelles. Par exemple, un employé saisit les détails de ses dépenses dans une feuille de calcul et les soumet au service financier avec une enveloppe remplie de reçus papier et de factures. L'équipe financière doit ensuite saisir manuellement ces données dans le système comptable de l'organisation. Cela représente une lourde charge pour le personnel, chaque demande de remboursement des frais prenant en moyenne plus de 60 minutes. La saisie manuelle de données sur différents systèmes introduit également un risque d'erreur humaine. »
Pour accélérer et simplifier la demande, le traitement et la gestion des frais professionnels, Acubiz a lancé son système de gestion des dépenses (EMS), basé sur le logiciel de collaboration HCL Domino.
« Depuis plus de 20 ans, nous aidons nos clients à rationaliser la gestion des dépenses et à augmenter la productivité de traitement », explique Anders Holm Petersen. « Pas question cependant de nous reposer sur nos lauriers : nous cherchons toujours des moyens d'améliorer notre service. C'est pourquoi nous avons décidé d'intégrer la fonctionnalité mobile à Acubiz EMS. »
Nous utilisons HCL Domino depuis plus de 20 ans, c'est pourquoi nous savons à quel point il est fiable. Au cours des prochaines années, nous prévoyons de faire évoluer l'infrastructure pour gérer 1 million d'utilisateurs. Nous sommes convaincus que nous pouvons continuer à révolutionner la gestion des dépenses grâce à HCL Domino.
— Anders Holm Petersen
Développement commercial, Acubiz
La solution
Vers la mobilité
Souhaitant élargir son offre de services, Acubiz voulait rendre Acubiz EMS simple à utiliser sur les appareils mobiles. Anders Holm Petersen se souvient : « Nous avons compris qu'il existait un moyen de rendre la demande de remboursement des frais encore plus pratique, et que la solution se trouvait dans la poche de tous nos collaborateurs. Nous avons conçu et développé une application pour smartphone, Acubiz Capture, qui permet aux employés de prendre la photo d'un reçu et de la charger directement sur l'EMS de leur entreprise, nommé Acubiz EMS. La demande de remboursement de frais est traitée grâce à une série de flux de travaux entièrement numérisés et automatisés. Les données sont ensuite transmises au système de paie et l'employé est remboursé pour la dépense, sans avoir à remplir de feuilles de calcul ni à envoyer de reçus papier. »
Une communication rapide et fiable entre l'application mobile et les services Acubiz EMS des clients est essentielle, comme l'explique Anders Holm Petersen : « HCL Domino, la plateforme sur laquelle repose Acubiz EMS, fournit toutes les interfaces nécessaires pour assurer la communication entre l'application et le portail Web, pour des photos instantanément visibles dans Acubiz EMS. Nous apprécions vraiment la façon dont HCL Domino nous permet d'étendre notre solution de base et d'introduire de nouvelles fonctionnalités, tout en servant de socle à nos services. »
Anders Holm Petersen poursuit : « HCL Domino est au cœur d'Acubiz EMS. Nous stockons et gérons plus de 25 millions de transactions par an sur la plateforme HCL Domino, qui offre de riches fonctionnalités de sécurité intégrées pour protéger les données financières sensibles. Nous avons également été impressionnés par la facilité de maintenance de la plateforme. »
Nous sommes convaincus que nous pouvons continuer à révolutionner la gestion des dépenses grâce à HCL Domino.
— Anders Holm Petersen
Développement commercial, Acubiz
Les résultats
Avec Acubiz Capture et Acubiz EMS, les entreprises traitent leurs dépenses de façon plus rapide et économique que jamais. Anders Holm Petersen déclare : « Les employés peuvent charger des photos de leurs reçus papier en quelques secondes, ce qui leur permet de se débarrasser du reçu et de poursuivre leur journée. Ils n'ont plus à penser à garder tous les reçus et à envoyer une note de frais lorsqu'ils reviennent au bureau. Dans le même temps, les équipes financières n'ont plus à traiter des piles de reçus papier ni à saisir les données dans des feuilles de calcul et des systèmes comptables différents. Nous avons constaté qu'en moyenne, les clients peuvent traiter une note de frais en seulement cinq minutes avec Acubiz Capture et Acubiz EMS, contre plus d'une heure auparavant. »
Toutes les transactions par carte de crédit de l'entreprise étant automatiquement importées dans Acubiz EMS, les équipes financières peuvent facilement associer ces transactions aux reçus des employés dans Acubiz Capture, ce qui permet de gagner encore plus de temps. Les transactions par carte sont visibles dans Acubiz EMS sous 24 heures, ce qui évite aux équipes financières de devoir saisir les informations et les associer manuellement aux reçus électroniques correspondants.
L'appareil mobile s'est révélé très populaire : depuis le lancement de l'application pour smartphone il y a quelques années, la base d'utilisateurs d'Acubiz est passée de 40 000 à plus de 110 000. Acubiz a également lancé une application qui permet à la direction d'approuver les dépenses des employés en déplacement. « L'adoption a été fantastique et les clients sont très satisfaits de la solution d'Acubiz », déclare Anders Holm Petersen. « Mais, comme je l'ai dit, nous cherchons toujours à améliorer les services et à ajouter de nouvelles fonctionnalités. Par exemple, nous avons récemment introduit un module complémentaire de remboursement de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) qui permet aux clients de récupérer plus facilement la taxe sur leurs achats effectués à l'étranger.
« Nous cherchons également à exploiter toutes les données stockées dans Acubiz EMS en introduisant des services d'analyse. Nous souhaitons aider nos clients à mieux comprendre leurs dépenses et à répondre à des questions telles que : « Dans quelles catégories de dépenses est-ce que je dépense le plus ? »
L'entreprise a une confiance totale dans la plateforme HCL Domino sous-jacente, et prévoit de grands projets pour l'avenir d'Acubiz EMS.
À propos de l'entreprise
Basé à Birkerød, au Danemark, et desservant plus de 110 000 utilisateurs dans plus de 30 pays Acubiz est l'un des principaux fournisseurs européens de solutions de gestion des dépenses. Le système central de gestion des dépenses basé sur le cloud de l'entreprise et les applications pour smartphone associées permettent aux clients de gérer les dépenses de leurs employés de manière simple et efficace.
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