HCL Domino 搭載のデジタルワークフローでビジネスを常にスムーズに

課題

コストカット、効率性の向上

ビジネス全体で BPM 機能を提供する HCL Domino アプリケーションを使って、Pakistan State Oil は紙ベースのプロセスを効率的なデジタルワークフローに置き換えるという目標を達成しました。 

「複雑なプロジェクトでは、遅延は避けられません。しかし、作業が止まっている場所がわかるなら、物事を前に進め続けることはできます」と Balkhi 氏は説明します。「紙ベースでビジネスを管理していたとき、ボトルネックがどこで発生しているか特定するのは非常に困難でした。現在では、それは完全に変わりました。各プロジェクトの段階やその段階にいる期間が一目でわかります。つまり、問題の迅速な解決がはるかに簡単になります」

プロセスの多くをデジタル化し、自動化することで Pakistan State Oil は、部門とオフィス間で書類をやりとりする必要性を減らしており、その運用コストを著しく減らしています。

「我々は毎月、企業からプロセスを自動化するよう 5 件ほどの要求を受けており、HCL Notes と Domino で対応できない使用事例に出会ったことはありません。信じられないほどパワフルなプラットフォームです」と Balkhi 氏は述べます。「今日では、出張承認、従業員の業績評価、年間予算要求などのプロセスを推進する HCL Domino アプリケーションがあります。HCL Domino の占有面積が非常に大きくても、プラットフォームの管理は非常に簡単で、環境を開発して維持するために必要なフルタイム当量は 1 つだけで、運用コストを含めることができます」

Pakistan State Oil は将来を見据え、従業員が移動中でもさらに多くのアプリケーションにアクセスできるようにする、HCL Domino 10 の強化版モバイル機能を利用することに非常に興味を示しています。

「HCL Domino V10 はモバイルサービス配信に対する我々のアプローチを変革する潜在性があることはわかっており、HCL と連携して概念実証を整理しています」と Balkhi 氏は締めくくります。「Pakistan State Oil は、この規模のデジタルトランスフォーメーションを推進した地域で唯一の企業の 1 つであると確信しており、他のプラットフォームにすることは想像できませんでした。HCL Notes と Domino は我々のあらゆるビジネスの中心であり、このプラットフォームでの開発を継続し、ビジネス全体でユーザーに付加価値を与えることに非常にワクワクしています」

デジタルトランスフォーメーションを目指す 

その 3,600 件の小売店を通して、Pakistan State Oil は全国の企業や消費者に石油製品を供給しています。多くの国営企業のように、Pakistan State Oil は一元的に定義されたワークフローに頼り、オフィス用品の調達から新規ビジネス契約の複雑な法的見直しまであらゆることを管理します。

Pakistan State Oil の情報テクノロジー責任者である Syed Moinuddin Balkhi 氏は以下のように説明します。

「我々のビジネスのあらゆる部分を一貫性があり、透明性がある方法で実施することは極めて重要です。過去には、人事部への休暇要求でも、数百万ドル規模の建設プロジェクトでも、実質的に紙ベースのプロセスに頼ってビジネスのあらゆる認証ワークフローを行っていました。物事を遂行するのにかかった時間が増えるだけでなく、こうした業務のやり方は運用コストも著しく押し上げました」

効率性を上げるため、Pakistan State Oil は認証プロセスから始め、そのワークフローをデジタル化する判断をしました。

Balkhi 氏は続けます。

「我々は、デジタルビジネス管理 [BPM] を組織を変革するチャンスと捉えました。最初から、営業部門から事務部門の従業員が簡単に使える柔軟性があり、直感的に使えるソリューションが必要と判断しました。当初、企業規模の ERP ソリューションを配備することを検討しましたが、これらのプラットフォームの資本と運用のコストは大きな障害でした。それで、効果的な代替ソリューションを探しました」

HCL Domino でビジネス履行 

Pakistan State Oil は長年にわたり、HCL Notes と Domino を使い 2,000 人以上の従業員にメールとカレンダー機能を提供していました。同社は HCL プラットフォームへの投資を足場とすることで、企業規模のソリューション費用の一部でパワフルな BPM アプリケーションを作成できることがわかりました。

Pakistan State Oil の IT 上級役員である Ahmer Faraz 氏はコメントします。

「HCL Domino プラットフォームで BPM アプリケーションを開発する最もやむを得ない理由の 1 つに、実質的に必要としていたすべてのインフラストラクチャをすでに配備していたという事実がありました。HCL Notes を何年も使っていたので、従業員が最小限のトレーニングで BPM アプリケーションを使い始めることができるという確信がありました」

Balkhi 氏は以下のように付け加えます。

「最初に HCL Notes と Domino を我々のメールプラットフォームに選んだとき、我々が認識した最も大きなメリットの 1 つは高いレベルのセキュリティでした。こうした HCL ソリューションの一面は依然、今日までその核となる強みの 1 つであると感じています。長年にわたる HCL とのポジティブなエクスペリエンスに基づいて、Domino プラットフォームでワークフローを作成する予約はしていませんでした」

今日、Pakistan State Oil は HCL Domino アプリケーションを使ってその認証ワークフローを推進しています。従業員が自分の HCL Notes クライアントで新しいワークフロープロジェクトを開くと、その承認に対して関連する意思決定者が自動的に表示されます。意思決定者は承認を同僚に委任することもでき、このソリューションは 50 人もの個人承認者の複雑なレビューチェーンに対応します。

「我々のほぼすべてのビジネスプロセスをサポートする HCL Domino アプリケーションを開発しました」と Balkhi 氏は述べています。「今では鉛筆セットの調達から 10 億ドル規模の契約の承認まであらゆることが高度に構造化され、自動化されたデジタルワークフローを通しています。監査中に履歴データを取得する必要がある場合、データが 12 年以上古くても、HCL Domino アプリケーションで安心して入手できます」

Pakistan State Oil の HCL Domino アプリケーションは、その他のビジネスシステムと緊密に統合されています。たとえば、同社は HCL Domino に基づいてシステムを作成し、顧客向け営業チームが自分のモバイル装置を介して顧客の割引の承認を要求できるようにしました。本社が割引を承認すると、HCL Domino アプリケーションは自動的に顧客の価格設定データを同社の ERP システムで更新します。

「HCL Notes と Domino を稼働していた何年もの間、決して落胆させられたことはありません」と Faraz 氏は述べています。「わずか 1 時間でも計画外のダウンタイムやデータ損失を経験したことはなく、このソリューションの信頼性があればこれ以上幸せなことはありません」