Garantire la continuità operativa con flussi di lavoro digitali basati su HCL Domino

La sfida

Ridurre i costi, aumentare l'efficienza

Grazie alle applicazioni HCL Domino che forniscono funzionalità BPM per tutta l'azienda, Pakistan State Oil ha raggiunto l'obiettivo di sostituire i processi cartacei con flussi di lavoro digitali efficienti.

"In un progetto complesso, i ritardi sono inevitabili. Ma se si riesce a identificare il punto in cui si blocca il lavoro, è possibile intervenire per rimettere tutto in moto", spiega Balkhi. "Quando usavamo la carta per gestire la nostra attività, era molto difficile individuare dove si verificavano i colli di bottiglia. Oggi tutto è cambiato. Riusciamo a individuare subito la fase in cui si trova ciascun progetto e da quanto tempo, semplificando la risoluzione dei problemi in tempi rapidi".

Digitalizzando e automatizzando molti dei suoi processi, Pakistan State Oil sta riducendo la necessità di far circolare documenti cartacei tra i reparti e gli uffici, abbassando significativamente i costi operativi.

"Ogni mese, riceviamo circa cinque richieste dall'azienda per automatizzare un processo e raramente abbiamo riscontrato un caso di utilizzo che non possiamo gestire con HCL Notes e Domino. Si tratta di una piattaforma incredibilmente potente", afferma Balkhi. "Oggi utilizziamo applicazioni HCL Domino per gestire i processi di autorizzazione dei viaggi di lavoro, le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti, le richieste di budget annuali e molto altro. Anche se il nostro sistema HCL Domino è molto grande, la piattaforma è estremamente facile da gestire ed è sufficiente una sola risorsa a tempo pieno per sviluppare e mantenere l'ambiente, permettendoci di limitare i costi operativi".

Guardando al futuro, Pakistan State Oil è molto interessata a sfruttare le funzionalità mobili avanzate di HCL Domino 10, per permettere ai dipendenti di accedere a un maggior numero di applicazioni in qualsiasi momento.  

"Vediamo che HCL Domino V10 ha il potenziale per trasformare il nostro approccio alla fornitura di servizi mobili e stiamo collaborando con HCL per organizzare una prova di concetto", conclude Balkhi. "Siamo certi che Pakistan State Oil sia una delle poche aziende della regione ad aver condotto una trasformazione digitale di questa portata e non potremmo immaginare una piattaforma diversa. HCL Notes e Domino sono alla base di tutte le nostre attività. Siamo estremamente entusiasti di poter continuare a sviluppare sulla piattaforma e aggiungere valore agli utenti di tutta la nostra azienda".

Verso una trasformazione digitale

Attraverso i suoi 3.600 punti vendita, Pakistan State Oil fornisce prodotti petroliferi a imprese e consumatori in tutto il paese. Analogamente a molte aziende statali, Pakistan State Oil si affida a flussi di lavoro definiti centralmente per gestire ogni attività, dall'approvvigionamento delle forniture per ufficio alle complesse revisioni legali per nuovi contratti aziendali. 

Syed Moinuddin Balkhi, Head of Information Technology presso Pakistan State Oil, spiega:

"È fondamentale gestire ogni aspetto della nostra attività in modo coerente e trasparente. In passato, ci affidavamo a processi cartacei per la gestione di tutti i flussi di lavoro di approvazione dell'azienda, sia per le richieste di ferie al reparto delle risorse umane, sia per la proposta di un progetto edilizio multimilionario. Oltre ad aumentare il tempo necessario per completare le attività, questo modo di lavorare aumentava in modo significativo i costi operativi".

Per aumentare l'efficienza, Pakistan State Oil ha deciso di digitalizzare i suoi flussi di lavoro, iniziando dai processi di approvazione.

Prosegue Balkhi:

"Abbiamo visto nella gestione dei processi aziendali [BPM] digitali l'opportunità per trasformare l'organizzazione. Fin dall'inizio, abbiamo scelto una soluzione flessibile e intuitiva che sarebbe stata facile da utilizzare per tutti i dipendenti, dal back al front office. Inizialmente, abbiamo preso in considerazione l'implementazione di una soluzione ERP di livello aziendale, ma i costi di investimento e operativi di queste piattaforme costituivano un ostacolo importante. Abbiamo quindi cercato un'alternativa efficace".

Promuovere l'azienda con HCL Domino

Per molti anni, Pakistan State Oil ha utilizzato HCL Notes e Domino per fornire funzionalità di e-mail e calendario a oltre 2.000 dipendenti. L'azienda si è resa conto che valorizzare il proprio investimento nella piattaforma HCL le avrebbe permesso di creare potenti applicazioni BPM a una frazione del costo di una soluzione di livello aziendale.

Ahmer Faraz, Senior Executive IT presso Pakistan State Oil, commenta:

"Uno dei motivi più convincenti per sviluppare le nostre applicazioni BPM sulla piattaforma HCL Domino è stato il fatto che avevamo già tutta l'infrastruttura di cui avevamo bisogno. Conoscevamo già HCL Notes da diversi anni e sapevamo che i nostri dipendenti avrebbero potuto iniziare a utilizzare le nostre applicazioni BPM con una formazione minima".

Balkhi aggiunge:

"Quando abbiamo scelto HCL Notes e Domino come nostra piattaforma e-mail, uno dei primi vantaggi che abbiamo notato è stato il suo alto livello di sicurezza, ancora oggi uno dei suoi punti di forza principali. Sulla base delle nostre esperienze positive con HCL nel corso degli anni, non abbiamo avuto alcuna riserva nel realizzare i nostri flussi di lavoro sulla piattaforma Domino."

Oggi, Pakistan State Oil utilizza le applicazioni HCL Domino per gestire i suoi flussi di lavoro di approvazione. Quando un dipendente apre un nuovo progetto di flusso di lavoro tramite il proprio client HCL Notes, l'applicazione richiede automaticamente l'approvazione ai responsabili decisionali coinvolti. Inoltre, i responsabili decisionali possono delegare l'approvazione ai propri colleghi. La soluzione è in grado di ospitare catene di revisione complesse che coinvolgono fino a 50 singoli approvatori.

"Abbiamo sviluppato applicazioni HCL Domino che supportano quasi tutti i nostri processi aziendali", afferma Balkhi. "Qualsiasi operazione, dall'acquisto di una confezione di matite fino all'approvazione di un contratto da miliardi di dollari, passa ora attraverso un flusso di lavoro digitale altamente strutturato e automatizzato. Se durante un audit abbiamo bisogno di recuperare i dati storici, sappiamo che questi sono disponibili nelle nostre applicazioni HCL Domino, anche se i dati risalgono a più di 12 anni fa."

Le applicazioni HCL Domino di Pakistan State Oil sono strettamente integrate con gli altri sistemi aziendali. Ad esempio, l'azienda ha creato un sistema basato su HCL Domino per consentire ai team di vendita a contatto con i clienti di richiedere l'approvazione degli sconti direttamente tramite i loro dispositivi mobili. Una volta che la sede centrale ha approvato uno sconto, l'applicazione HCL Domino aggiorna automaticamente i dati sui prezzi del cliente nel sistema ERP dell'azienda.

"In tutti gli anni che abbiamo utilizzato HCL Notes e Domino, non siamo mai rimasti delusi", afferma Faraz. "Non si è mai verificata nemmeno una singola ora di inattività non pianificata o alcuna perdita di dati. Non potremmo essere più soddisfatti dell'affidabilità di questa soluzione."