La gestione degli asset aftermarket di Specialized Tools fa risparmiare milioni alle aziende
Obiettivi raggiunti
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Tracciamento
della gestione dell'assistenza con strumenti speciali
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Più di 2 milioni di dollari
di risparmi all'anno
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Oltre il 50%
di aumento nell’utilizzo degli strumenti
To who
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Settore: Manufacturing
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Prodotti: HCL Aftermarket Cloud
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Regione: Globale
Panoramica
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Parte 1
Sfida
Con 40 sedi, tenere traccia dell'inventario era gravoso a causa dei processi manuali per l'assegnazione di strumenti specializzati, che comportavano costi elevati, perdita di produttività e lunghi tempi di attesa.
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Parte 2
Soluzione
La piattaforma HCL Aftermarket Cloud ServiceManagement è stata progettata appositamente per gestire gli strumenti speciali dopo aver condotto un'approfondita analisi delle tecnologie aftermarket; le funzionalità esistenti sono state mappate per rispondere alle loro esigenze.
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Parte 3
Risultati
Una digitalizzazione completa di processi che un tempo erano manuali, con conseguente piena visibilità dell'inventario, un sistema di gestione degli asset e la capacità di pianificare e allocare i fondi in modo appropriato; il tutto ha generato oltre 2 milioni di dollari di risparmi annui e un aumento dell'utilizzo degli strumenti superiore al 50%.
La sfida
I processi manuali ostacolano il progresso
Quando si presenta un'opportunità, bisogna coglierla. Per questo grande produttore europeo di veicoli commerciali, si è presentata l'occasione di migliorare l'eccellenza del servizio ottimizzando gli strumenti aftermarket e la disponibilità degli asset. L'azienda non risparmia sforzi per garantire ai propri clienti un servizio rapido, affidabile e "best of breed".
Tuttavia, con oltre 40 sedi distribuite in India, l'azienda faticava a gestire i processi manuali relativi a tutti gli strumenti speciali necessari per le riparazioni dei clienti. Non si trattava di utensili comuni come cacciaviti o chiavi inglesi, ma di strumenti specifici, costosi e acquistati ad hoc, utilizzati solo per interventi importanti come revisioni dei motori, riparazioni del cambio, rimozione o installazione degli assali, ecc. L'azienda spendeva circa 1,34 milioni di dollari all'anno per l'acquisto di strumenti speciali, senza avere visibilità sul loro effettivo utilizzo. Una volta effettuata una richiesta, non vi era alcun tracciamento successivo. Inoltre, gli strumenti venivano condivisi tra le diverse sedi, ma non esisteva visibilità dell'inventario al di fuori della singola regione.
A causa della mancanza di visibilità sull'inventario, strumenti e asset non venivano monitorati né sottoposti a manutenzione, generando costi aggiuntivi. Non vi era alcun controllo sull'assegnazione degli strumenti né tracciabilità del loro utilizzo. Quando gli strumenti venivano presi in prestito o trasferiti tra due sedi diverse, la gestione delle informazioni risultava problematica a causa di processi manuali obsoleti. In assenza di dati consolidati e aggiornati, gli strumenti arrivavano presso le sedi con tempi di consegna non documentati e incoerenti, compromettendo i tempi di intervento promessi (TAT) e la consegna al cliente.
Gli asset non venivano assegnati in base alla priorità del servizio e, in alcuni casi, i costi di trasporto associati non venivano attribuiti; inoltre, mancava completamente la visibilità sulla disponibilità nello stock più vicino. Perdite di informazioni, come strumenti presi in prestito e mai restituiti o l'impossibilità di tracciare gli asset alla chiusura di alcune sedi, compromettevano l'efficienza del servizio e aumentavano il costo complessivo delle operazioni. Questo impattava negativamente anche sul processo di budgeting annuale, a causa di dati incompleti sull'inventario e sul valore degli strumenti speciali.
Per colmare queste lacune, l'azienda ha rapidamente identificato che l'unico vero ostacolo in un sistema di assistenza altrimenti efficiente era l'assenza di un CMMS (Computerized maintenance management system) completo, in grado di gestire tutti i flussi di lavoro legati agli strumenti speciali aftermarket.
- Processo manuale per l'assegnazione di strumenti specializzati in 40 sedi
- Perdita di controllo sull'inventario degli strumenti
- Acquisti eccessivi di strumenti, con un costo annuo superiore a 1,34 milioni di dollari
- Perdita di produttività nella ricerca degli strumenti e lunghi tempi di attesa
La soluzione
Ottenere pieno controllo e visibilità sui progressi
La piattaforma HCL Aftermarket Cloud Service Management è stata progettata appositamente per gestire gli strumenti speciali dopo aver condotto un'approfondita analisi delle tecnologie aftermarket; le funzionalità esistenti sono state mappate per rispondere a tutte le loro esigenze. Sulla base di uno studio di valutazione, il sistema cloud offriva le seguenti funzionalità::
- Pianificazione degli acquisti
- Tracciamento degli asset e gestione dell'ammortamento
- Anagrafica completa degli strumenti con immagini, garanzia, pianificazioni, applicabilità, storico dei movimenti, fornitore, prezzo, stock, allegati e distinta base (BOM)
- Tracciamento degli strumenti in base a prestito, non restituibili o trasferimenti di stock
- Configurazione con o senza numero di serie, ciascuna con specifici piani di calibrazione/manutenzione
- Dashboard con dettagli su interventi in scadenza, analisi dell'invecchiamento, stato delle macchine, ordini in sospeso, ecc.
- Monitoraggio delle giacenze obsolete e avvio del processo di dismissione con flussi approvativi, oltre alla gestione delle problematiche di officina e dei crediti
- Report analitici come livello di riordino, analisi dell'invecchiamento, report di fine mese, report sulle giacenze bloccate e registri contabili
- Processo di verifica delle scorte
È stato inoltre definito un formato univoco di identificazione degli asset nel sistema, che ha generato etichette identificative per tutti gli asset esistenti. HCLSoftware ha quindi avviato un progetto pilota e standardizzato i flussi di lavoro e la reportistica. Il team IT del cliente ha inserito nel sistema le informazioni sugli asset e ha monitorato i movimenti degli stessi in alcune sedi, per verificare che il sistema rispondesse alla logica di business prevista. Il team del cliente è stato formato per tracciare tutti i nuovi asset acquistati, nonché le attività di calibrazione/manutenzione tramite il sistema, per poi estenderne l'utilizzo anche alle altre sedi.
I risultati
Il valore dell'investimento rispetto ai risultati ottenuti
La decisione del produttore europeo di veicoli di implementare HCL Aftermarket Cloud ha prodotto risultati rapidi, evidenti e misurabili.
Ecco una panoramica dei benefici ottenuti grazie al sistema di gestione dell'assistenza per gli strumenti speciali:
- Visibilità sui movimenti degli strumenti tra più sedi
- Dati online per prendere decisioni rapide
- Facilità nel monitoraggio dell'inventario complessivo di strumenti e attrezzature
- Analisi degli strumenti per nuovi modelli
- Visibilità sullo stato degli strumenti
- Storico dei trasferimenti di stock disponibile con un solo clic
- Report su strumenti presi in prestito, restituiti, persi in transito e altre dispersioni
- E-mail automatiche generate dal sistema per tutte le notifiche
- Processo di approvazione gestito dal sistema per ogni transazione
- Allocazione del budget annuale e monitoraggio degli acquisti
- Generazione automatica dei numeri identificativi degli asset
- Stampa di documenti generati dal sistema per i movimenti degli asset
a nuova piattaforma HCL Aftermarket Cloud Service Management Platform L consente ai responsabili delle approvazioni di monitorare gli strumenti speciali tra sedi, regioni e a livello nazionale in tutta l'India. I membri del team possono ora misurare disponibilità e utilizzo degli strumenti, trasferendoli facilmente da una sede all'altra: niente più strumenti smarriti!
Sono stati implementati rigorosi controlli sull'inventario per le richieste di approvvigionamento. È stato introdotto un processo di approvazione multilivello, che coinvolge il responsabile regionale, il responsabile di business e il responsabile finanziario prima di procedere con gli acquisti. Questo da solo ha generato risparmi pari a circa 1 milione di dollari all'anno. Negli ultimi sette anni, l'azienda ha risparmiato complessivamente circa 10 milioni di dollari.
Grazie alle notifiche relative agli interventi di assistenza e alla gestione degli strumenti e degli altri asset aziendali, sono stati risparmiati ulteriori 250.000 dollari all'anno, per un totale di circa 2 milioni di dollari. Con l'ottimizzazione dei programmi di manutenzione, non si verificano più costi non necessari prima delle scadenze previste. La possibilità di trasferire strumenti speciali costosi dalle sedi vicine è ora visibile, consentendo di ridurre i costi e le inefficienze operative. La riduzione della perdita di strumenti e della mancanza di tracciabilità ha generato ulteriori risparmi per circa 2 milioni di dollari negli ultimi sette anni.
Grazie alla calibrazione effettuata secondo le scadenze, il tasso medio di utilizzo degli strumenti è aumentato di oltre il 50% e i tempi di riparazione si sono ridotti della metà. Questo ha portato a un migliore impiego dei tecnici dell'assistenza di servizio e a un aumento della soddisfazione dei clienti (non inclusa nella misurazione della soluzione per la gestione degli strumenti speciali). Nel complesso, il sistema di gestione degli strumenti speciali (al 2023) ha consentito al produttore di ottenere risparmi compresi tra 14 e 15 milioni di dollari in un periodo di sette-otto anni.
Le opportunità di progresso e crescita possono avere un costo, ma non bisogna lasciarsi scoraggiare dall'investimento. Con HCL Aftermarket Cloud, la visione del produttore europeo di veicoli di distinguersi dalla concorrenza attraverso l'eccellenza del servizio è diventata realtà. Il ritorno sull'investimento è stato straordinario. E i risultati sono duraturi.
Informazioni sull'azienda
Questa azienda produttrice di veicoli commerciali, multi-brand e multi-divisione, è stata fondata nel 2008 come joint venture e copre un'ampia gamma di attività: produzione di camion e autobus, gestione della distribuzione, produzione di motori e hub per l'export, oltre al business di motori non automotive e componenti. L'azienda introduce costantemente tecnologie e servizi innovativi, attraverso 9 stabilimenti produttivi distribuiti in tutta l'India, supportati da una solida rete di concessionari con oltre 800 punti vendita.
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